“選協(xié)同OA，中辰機械要選國內(nèi)流程管理做得最好的”，這是復(fù)旦協(xié)達(dá)安徽地區(qū)核心代理微光科技的總經(jīng)理陳耀明先生，在接觸中辰機械時，對方的選型負(fù)責(zé)人首先說的第一句話。2005年底，在經(jīng)過了半個月的緊張實施后，中辰機械輕工機械有限公司的這位選型負(fù)責(zé)人終于舒心地笑了，因為全公司所有的行政業(yè)務(wù)流程，和部分財務(wù)、采購供應(yīng)、客戶銷售等流程，全部在協(xié)達(dá)軟件里暢通無誤地流轉(zhuǎn)。
用戶需求，源自業(yè)務(wù)實踐
由中國輕工業(yè)機械總公司投資興建，專業(yè)從事飲料、啤酒灌裝機械設(shè)備設(shè)計開發(fā)與制造的中辰機械輕工機械有限公司，位于安徽省合肥市國家級經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)，占地總面積近百畝，是專業(yè)從事飲料、啤酒灌裝機械設(shè)備設(shè)計、開發(fā)與制造的酒飲裝備行業(yè)龍頭企業(yè)。其加工能力、技術(shù)水平與產(chǎn)品質(zhì)量在國內(nèi)同行業(yè)均處于領(lǐng)先地位。
由于中辰內(nèi)部人員眾多、機構(gòu)復(fù)雜，公司日常辦公文件數(shù)量大、審批層次多。請假、報銷、出差、工作匯報、文件收發(fā)、資料傳閱等等，這些繁雜的工作流程環(huán)節(jié)處理占據(jù)了中辰管理人員大部分的工作時間，使得工作效率受到極大影響。以物資采購為例，由于涉及大量資金進(jìn)出，公司采用的是層級審批制度，一個普通資金劃拔申請，要經(jīng)過多人審批才能生效。這種審批制度，不但給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加重負(fù)擔(dān)，也造成了效率低下，責(zé)任不清等問題。
與此同時，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，內(nèi)部的行政流程、客戶資源管理、人員配置等管理層面來上的問題日益凸現(xiàn)。尤其是行政管理與業(yè)務(wù)管理的銜接存在的問題，成了阻礙企業(yè)發(fā)展的瓶頸。以中辰的銷售工作為例，其業(yè)務(wù)流程大致要經(jīng)過合同評審、價格確定、合同會簽、簽訂合同、多層審批等諸多環(huán)節(jié)。過去，由于各個部門信息溝通沒有統(tǒng)一的渠道，加上原有流程存在缺陷，使得以上各個環(huán)節(jié)之的傳遞時間大大加長，如果遇到臨時更改合同等突發(fā)事件，企業(yè)內(nèi)部反饋速度緩慢，造成了無法及時響應(yīng)客戶需要而延誤商機等諸多問題。
解決方案，依托協(xié)同軟件
綜合上述問題，如何實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息的暢快溝通，如何優(yōu)化原有的業(yè)務(wù)流程，打造一個高效的協(xié)同管理環(huán)境，從而提高企業(yè)整體執(zhí)行力，成了擺在中辰管理者面前的一個難題。2005年夏天開始，作為中國飲料灌裝行業(yè)龍頭企業(yè)的中辰機械，需要一套軟件來改善內(nèi)部管理的消息不脛而走，國內(nèi)外大大小小的軟件公司穿梭往來于中辰。在中辰尚不清晰的需求面前，各個廠商都提供了自己的解決方案，各類廠商中有的側(cè)重于知識管理，也有的是提供傳統(tǒng)OA，還有的以即時消息管理為主，當(dāng)然也不乏協(xié)同和ERP的軟件廠商。
在經(jīng)過理論研究和功能分析之后，中辰機械的領(lǐng)導(dǎo)層，將軟件供應(yīng)商圈定在專業(yè)協(xié)同軟件的范圍。中辰機械這個決定的原因很簡單，那就是:自身需求與協(xié)同軟件提供的功能相吻合。雖然ERP等軟件也提供業(yè)務(wù)流程管理，但ERP軟件的業(yè)務(wù)流程管理是固化的、隱性的，而中辰機械所需要的流程是可以柔性化隨業(yè)務(wù)需要而改變的，同時具備直觀可視性。另外，傳統(tǒng)OA軟件雖然也能解決中辰機械的部分應(yīng)用需求，但其缺乏核心的管理思想，重要的是在工作流應(yīng)用方面缺乏理論基礎(chǔ)和豐富的應(yīng)用功能。
最后勝出的國內(nèi)主流的幾家協(xié)同軟件廠商，都組織了最精悍的團(tuán)隊參與此次競標(biāo)，中辰機械通過層層篩選，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流程特點及信息化建設(shè)的實際情況，最終選擇了復(fù)旦協(xié)達(dá) CTOP 協(xié)同軟件產(chǎn)品，由此開啟了中辰機械高效的協(xié)同管理之路。
協(xié)達(dá)軟件，構(gòu)建四流合一的協(xié)同平臺
復(fù)旦協(xié)達(dá)的實施顧問為中辰機械首先規(guī)劃了一個適合新型IT環(huán)境的信息化戰(zhàn)略框架，從全局性的角度為中辰機械提供了協(xié)同軟件和信息化應(yīng)用的藍(lán)圖。在這個框架中，傳統(tǒng)的ERP僅成為整個信息化應(yīng)用的一部分，除ERP以外，SCM、CRM也成為與ERP齊駕并驅(qū)的重要應(yīng)用之一。從客戶到供應(yīng)商，對應(yīng)中辰機械的信息化應(yīng)用系統(tǒng)依次是CRM、ERP、SCM，這些應(yīng)用系統(tǒng)的內(nèi)部“血脈”，傳統(tǒng)的物流、資金流、信息流三流合一，已經(jīng)成為包括了工作流在內(nèi)的四流合一。與此相關(guān)，在整個信息化戰(zhàn)略框架中，企業(yè)信息門戶EIP、工作流管理WFM、協(xié)同商務(wù)CC相關(guān)的IT技術(shù)，以及項目管理PM、知識管理KM、商業(yè)智能BI等IT應(yīng)用思想，已經(jīng)成為其重要的組成部分，而這些部分在協(xié)達(dá)CTOP協(xié)同軟件里，都可以找到對應(yīng)的技術(shù)與應(yīng)用。
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