1.1 企業(yè)概況

小松產業(yè)機械(以下簡稱“小松機械”)是日本株式會社小松制作所的全資子公司。公司成立于1921年，注冊資金為9億9千萬日元，主要是進行板金機械、鍛

經過80多年的成功經營管理，小松機械積累了大量獨特的報表和單據，形成了獨特的企業(yè)管理系統(tǒng)和業(yè)務流程，支撐著小松機械近年來業(yè)務節(jié)節(jié)攀升。但是隨著業(yè)務急劇增長，企業(yè)原本極有特色的手工操作已難以適應業(yè)務的快速增長，企業(yè)迫切需要一套既能實現信息化建設，又能保持其企業(yè)特色的ERP系統(tǒng)。

1.2 進口內銷型企業(yè)特點

小松機械國內分公司是典型的進口內銷型企業(yè)。所謂“進口內銷”企業(yè)是指專門從事進出口貿易業(yè)務并從事國內銷售的企業(yè)，這種企業(yè)具有明顯的特點:

關稅交納:產品從國外進口后一般保存在保稅倉庫。此時不需要交納關稅。產品從保稅區(qū)倉庫調撥到普通倉庫時，需要交納關稅，而且關稅需要買、賣雙方按適當的比例分攤。

運費分攤:產品從倉庫運往客戶處的交通費，需要買、賣雙方按適當的比例分攤。

傭金提取:代理商要按照協(xié)定獲得業(yè)務傭金。

由于關稅、運費等的分攤，以及代理商的傭金提取使單據、報表需求較普通企業(yè)更加復雜，且隨企業(yè)不同而有很大差異。

2 企業(yè)癥結

小松機械早在04年就采用了上海博科資訊有限責任公司(以下簡稱“博科資訊”)的財務軟件對企業(yè)的財務管理進行了統(tǒng)一的整合和規(guī)劃，但其業(yè)務主體一直是完全依賴手工操作，部門間數據的流轉靠EXCEL報表進行傳遞，效率極低:

業(yè)務數據分散，耗費大量的時間，而且各個部門不一致的數據操作也使數據的精度難以控制。

單純的EXCEL操作，不支持不同部門、不同單據數據之間的相互計算，使業(yè)務數據極為龐雜，業(yè)務操作效率低下，管理者也無法從雜蕪的數據中得到有效的判斷。

作為一個進口內銷型企業(yè)關稅、運費的分攤，以及傭金的提取，增加了單據的復雜性，增加了手工操作的復雜性和失誤率，繁雜的單據處理流程需要大量人力的支撐。

財務系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的不一致使企業(yè)的數據嚴重脫節(jié)，影響了企業(yè)的數據流通和業(yè)務效率。

各地分公司的庫存信息不能及時交流，影響了定量庫存器械的相互調用，妨礙了業(yè)務開展。

3 博科資訊ERP自主平臺解決方案

作為博科資訊的老客戶，小松機械一直十分信賴博科資訊的軟件產品，博科資訊的新一代ERP自主平臺——MyERP推出以后，無論產品的設計理念、技術架構還是從系統(tǒng)功能上都得到小松機械的高度認同。特別是MyERP自主配置的功能，對于小松機械這類行業(yè)個性化很強的外資企業(yè)來講則顯得尤為重要。在標準化ERP和ERP自主平臺之間，小松機械毫不猶豫地選擇了后者，力圖通過MyERP打造一套具有“小松”特色的現代化信息化系統(tǒng)。

在ERP選型過程中，小松機械除考慮系統(tǒng)通用的功能模塊外，還提出了許多日資企業(yè)普遍關注的特殊需求，來滿足企業(yè)獨特的管理方式和流程設置。因此，博科資訊對小松機械的信息化解決方案也基本上分兩步走:首先通過ERP自主平臺的標準模塊整合小松機械業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，完成手工處理向信息化自動處理的過渡;然后根據企業(yè)的特殊需求在MyERP擴展層上配置特殊的業(yè)務流程，滿足企業(yè)的個性化要求。

3.1 系統(tǒng)總體特征

圖形化的界面配置:平臺能根據業(yè)務發(fā)展隨需應變，滿足單據、邏輯、流程、查詢、報表的動態(tài)變更，保障業(yè)務發(fā)生變化時信息化系統(tǒng)的同步調整。

動態(tài)智能分析:實現科學、動態(tài)決策，實現多點智能分析，同時利用構成的綜合查詢、報表和OLAP為一體的智能決策信息，幫助企業(yè)家進行宏觀決策和經營策略。

以工作流引擎作為核心的自動流程的業(yè)務驅動，讓業(yè)務或待辦事宜自動流向相關部門或業(yè)務操作人員的新型管理模式，保證企業(yè)內外部物流、信息流、價值流與責任流的有機集成。

可配置、多層次的功能擴展特性使用戶能獨立完成自主平臺的維護、升級及開發(fā)工作，極大降低了ERP建設的投入成本，為用戶節(jié)省了大量的軟件后續(xù)服務費用。

系統(tǒng)把企業(yè)分散的信息系統(tǒng)連接起來，克服了單純EXCEL操作造成的各個部門報表表單的不一致，并與以前的財務系統(tǒng)集成，形成系統(tǒng)、規(guī)范的操作。系統(tǒng)還支持不同報表，不同部門之間表單的相互計算。

全球化的多語言、多幣種、多會計制度以及多種經營方式的應用。

3.2 特殊業(yè)務流程

小松機械特殊業(yè)務流程可以用如下圖表示:

注:藍色箭頭表示分公司倉庫之間按照貨物入庫的數量分攤關稅和運費

紅色箭頭表示分公司倉庫及客戶之間按照貨物入庫的數量分攤關稅和運費

3.2.1 費用分攤

在采購過程中,企業(yè)需要將采購過程中發(fā)生的關稅、運費分攤計入產品成本，在單據表頭，系統(tǒng)設置每筆業(yè)務具體發(fā)生的從保稅區(qū)倉庫到非保稅區(qū)倉庫的總關稅額，以及從A倉庫到B倉庫的調撥，移倉過程中發(fā)生的運費。結合單據表體中具體的產品的數量及金額進行分攤。

3.2.2 產品訂單成本表

鑒于業(yè)務特殊性的需要，公司需要在同一張單據里分類顯示預計的成本(收益)和實際發(fā)生的成本(收益)，并結合費用、收入、毛利等字段，做具體的差異分析。系統(tǒng)通過在同一張單據里設置兩個不同的取數模板，一部分調用預期成本各項因素，另一部分調用實際發(fā)生的各項成本因素，通過左右對稱顯示，使對比結果一目了然。

3.2.3 傭金提取

對于后期的產品維護，小松機械日方總部不直接駐人在國內，只通過國內分公司提供技術支持，因此國內公司要從利潤中提取業(yè)務傭金。但傭金的提取又因國內分公司業(yè)務、日本總部業(yè)務不同的技術支持而略有差異。

MyERP根據實際發(fā)生的業(yè)務設置了兩種不同的業(yè)務流程，當業(yè)務發(fā)生時，首先確認該業(yè)務合同是國內公司還是日本總部。國內業(yè)務按照正常的產品銷售出庫，開銷售發(fā)票，確認應收款，對于服務產生的收入，將具體的服務項目細分后設置編碼分別區(qū)分，按照實際的服務發(fā)生收取費用。如果是日本總部業(yè)務, 則主要收取項目傭金�？蛻襞c日本總部簽好合同后，日本總部會根據合同標的，發(fā)計算書至國內公司，確定支付給國內公司的傭金，國內確認后回傳請款書至日本總部作為結算依據。

3.2.4 特殊格式的報表、單據需求

多年的管理經驗的積累使得小松機械內部產生了大量的個性化報表、單據，它們是小松機械管理思想的載體，也是小松機械在中國業(yè)務蓬勃發(fā)展的基石。MyERP通過系統(tǒng)的獨特的配置功能為小松機械設置了獨特的報表和單據，滿足了企業(yè)需求。例如系統(tǒng)對部品訂單的處理是這樣的:如果某一張單據不僅需要在同一張訂單里面確定該產品的常規(guī)信息，還要確定依照傭金率國內公司獲得的傭金額，并預設付款日期，等該單據收到付款后，再將收款日回沖到本單據。系統(tǒng)會根據單據的自我配置功能，在同一張單據里設置特殊的格式和內容，不僅包含了普通單據的常規(guī)內容，也滿足了對于付款日、付款預定日、傭金、稅率等內容的特殊需求。如下圖:

3.2.5 帳齡分析

作為貿易型企業(yè)，小松機械的客戶群非常復雜，需要對不同的客戶采取不同的帳齡分析，而傳統(tǒng)的ERP只能設定不同的帳齡分析期，卻不能根據不同客戶針對性的設置其帳齡分析期，MyERP通過自主化的配置，依照不同客戶的資信水平針對性地設置帳齡分析期。如:A客戶的帳齡設為60天，B客戶的帳齡設為90天，則在相同的當前日期與付款日期之差的情況下，A客戶，B客戶列入不同的帳齡分析期。

3.3 標準模塊

通過MyERP標準模塊的建立，滿足企業(yè)財務，工資、采購，銷售、庫存等業(yè)務流程的信息化需求，把企業(yè)原本分散的部門、流程管理系統(tǒng)有機的聯(lián)系在一起，實現了企業(yè)從銷售到財務的全程自動化管理，功能包括總帳管理、工資管理、采購管理、銷售管理、倉儲管理。

3.3.1 系統(tǒng)功能

1. 總帳管理

總賬是財務系統(tǒng)的核心，它提供憑證處理，自動輸出明細賬、日記賬及總分類賬，編制主要的財務報表，進行期末結賬和基本財務分析，完成憑證、賬簿查詢、打印等日常財務工作。還提供對個人、部門、客戶、供應商、項目、產品等核算項目的專項核算，有助于管理者通過對資金使用的監(jiān)控來實現對企業(yè)生產經營活動的綜合管理�？傎~與其他系統(tǒng)無縫集成，保證了財務數據與業(yè)務數據的同步性，為企業(yè)的財務管理提供了準確、及時、全面的數據。

2. 工資系統(tǒng)

自動進行企業(yè)員工的工資結算、分配、核算以及各項相關經費的計提。它是根據員工的考勤記錄、工資標準、各項應發(fā)的補貼、各項代扣款等原始資料來結算應付工資和實發(fā)工資，并進行計提、分配和結轉，編制轉賬憑證。與總帳和成本模塊集成，計算并計提各項與工資有關的費用，自動生成憑證，傳遞到總賬。可以與人力資源管理系統(tǒng)集成應用，高度整合了工時、崗位和考勤的信息。

3. 采購管理

與物料需求計劃、庫存、應付、成本、生產等系統(tǒng)集成，工作內容包括貨源調查、供應商評估、建立供應商檔案記錄、采購作業(yè)操作、采購訂單跟蹤、抽檢貨品質量、控制進度、安排運輸、到貨驗收入庫、驗收報告登錄、庫存事務處理、退貨、退款、補充貨品、返工處理以及采購核算管理和發(fā)票校驗。

4. 銷售管理

以訂單為核心，并對訂單進行跟蹤和管理。銷售預測、銷售計劃和銷售合同是主生產計劃的需求來源，幫助企業(yè)完成客戶檔案及信用管理、產品銷售價格管理、銷售合同管理、提貨、服務及發(fā)票管理等一系列事務。

5. 倉儲管理

包括材料的入庫、出庫、轉庫、盤存調整和質量檢驗等工作內容，利用該系統(tǒng)，管理人員可以實時獲得動態(tài)的物料庫存狀況信息，以便更好地控制庫存及交貨的及時性，改善客戶服務水平。此外該系統(tǒng)還提供多地點庫存業(yè)務處理的遠程倉儲管理，滿足小松異地多點的庫存管理。